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비전을 공유하는 회의 문화란?  <통권 345호>
관리자 기자, foodbank@foodbank.co.kr, 2013-11-29 오전 11:41:45

구글 앱스를 활용한 프랜차이즈기업 그룹회의 구축


● 비전공유의 중요성

프랜차이즈 회사를 컨설팅하다 보면, 종종 기업의 회의에 참석하게 된다. 관료적 기업 풍토를 가진 기업의 회의는 권위와 권력이 분위기를 압도하고, 그와 달리 창조적 기업 풍토를 가진 기업의 회의는 대등하고 솔직하며 아이디어를 존중한다는 느낌을 받는다.

하지만 무엇보다 회의에 앞서 그 기업이 가지고 있는 비전인 핵심가치와 믿음, 목적, 사명이 명확하게 통일 돼야 한다.

예를 들어 우리 기업의 핵심가치와 믿음이 ‘고객 매우 만족’, ‘우리들로 하여금 가맹점의 성공을 돕는 것’, ‘가맹점이 살아야 본사가 산다’ 등 다양할 수 있다.

비전을 공유했을 때 좋은 점은 팀원들이 핵심 목표달성을 위해 한 방향으로 노력을 기울이고, 전략적·전술적 결정을 내릴 수 있는 상황을 스스로 만들어 간다는 점이다. 또 비전을 공유하면 직원들이 서로 단결하고 팀워크를 이루며 한 가족처럼 지낸다. 소수의 핵심 인물에만 의존했던 기업을 많은 사람이 참여할 수 있는 즉 가맹점이라는 작은 배에 나눠 타고 같은 방향으로 노를 젓게 되는 것이다.

영원히 지속될 만한 비전을 세우는 것은 힘든 일이다. 그러나 비전은 위대한 기업으로 나아가는 데 없어서는 안 될 중요한 요소다. 이에 회의는 비전을 추구하기 위해 헌신적으로 노력하도록 이끄는 것이다.

 

● 여러분 회사의 회의 문화는 어떠한가?

위 <그림 1>과 같이 모이지도 않고, 모이되 의논도 없고, 의논하되 결정도 없고, 결정하되 실행도 없고, 실행하되 지속성 없는 회의를 지속적 실행을 위한 회의로 바꾸고 회사를 혁신시키고 꾸준히 성장시킬 수 있는  프랜차이즈기업용 회의로 전환할 수 있는 그룹웨어를 소개하고자 한다. 구글에서 제공하는 구글앱스를 사용하게 되면 언제 어디서나 본사 대표 및 각부서 직원, 지방지사 및 해외지사, 가맹점, 거래처 등과 업무 공유 및 협업이 가능하다.  

 

이 그룹웨어를 도화지라 생각하고 여기에 아래와 같이 프랜차이즈 기업용 회의 스타일로 시스템을 그리면 된다. 

● 프랜차이즈 기업용 회의 스타일 시스템

위 그림 ①을 보면 회의 순서와 회의 코칭 시트가 있으며 옆으로 프랜차이즈 조직도 개설사업부 내 1. 홍보팀 2. 영업팀 3. 점포개발팀과 총괄관리부 내 4. 디자인 및 인테리어팀, 5. 교육 및 오픈팀, 6. 물류 및 회계팀, 7. 관리팀 순으로 각 회의 시트방이 분류돼 온라인상으로 업무일정과 관리가 체계화돼 있으며 모든 부서와 실시간으로 협업이 공유된다. 

예를 들어 4. 디자인팀에 업무요청을 원할 시 ②와 같이 날짜, 매뉴얼, 질문자, 답변자, 내용, 발주일, 납기일 양식에 맞춰 기재를 하면 된다. 발주일과 납기일을 명시함으로써 계획성 증대와 업무 실행여부와 지속성을 유지하며 모든 부서원들이 지켜보고 있기 때문에 업무처리에 대한 정신적 보상도 커진다. 그리고 중요 내용 및 지속적 실행을 요하는 사항들은 ‘매뉴얼’로 분류해 하나의 시스템으로 공유된다. 

또한 회의에 참석하지 못한 직원 또는 관련 가맹점 및 거래처는 액세스 권한을 가진 본사가 ③과 같이 사용자초대 및 공유를 통해 정보를 보호하거나 공유할 수도 있다. 회의에서 결정된 사항을 보낼 시, 바탕화면에 다운받아 일일히 각 개인 메일에 첨부해서 보내는 것이 아니라 ④와 같이 즉시 각 개인들 이메일로 바로 보낼 수 있으며, ⑤와 같이 웹페이지 및 스마트폰에 알림 규칙을 설정할 수도 있다. 

①회의코칭 시트에서는 회의 전 미리 안건에 대해 아래 <그림 4>와 같이 10가지 질의응답 양식으로 관련 직원들과 공유해 문제점, 원인, 해결책, 실행자, 납기일, 보상, 경질 기준을 미리 찾는 방법으로 회의를 진행한다.

예를 들어 개설사업부 내 홍보팀, 영업팀, 점포개발팀원들에게 왼쪽 <그림 4>와 같이 가맹점 모집전략회의 질의응답 양식 내용(1. 가맹점 모집시 문제점, 2. 문제점 일어나는 원인, 3. 원인 해결방안, 4. 해결방안 우선적 진행순서, 5. 각 항목별 프로젝트 실행할 사람, 6. 프로젝트 책임자, 7. 중장기 목표, 8. 실행계획일정, 9. 상호 책임 시스템, 10. 보상기준)을 회의 전 미리 관련 직원들에게 보내어 회의 안건을 알 수 있도록 하고, 여기에 기재하도록 하면 자동 공유되어 시간과 비용을 절감할 뿐만 아니라 지속적으로 실행가능한 회의문화가 정착된다. 위 그룹회의 양식들을 활용하면 본사 전체 회의뿐만이 아니라 부서별 그룹회의 및 유사 상권 매장별 그룹회의 및 각 매장별 그룹회의, 최종소비자와도 그룹회의를 진행할 수 있다.

다음 호에서는 부서별 그룹 회의 중 하나인 개설사업부와 관련된 실행매뉴얼에 대해서 알아보도록 하겠다.   <다음호에 계속>

 
2013-11-29 오전 11:41:45 (c) Foodbank.co.kr
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